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Diskussionsmailinglistenanleitung

Mailinglisten sind für die verschiedensten Zwecke gut: Zum versenden von Newslettern, um einer Emailadresse einfach mehrere Empfänger zuzuordnen oder auch für Diskussionslisten (und vielem mehr). Jede Verwendung hat eine unterschiedliche Konfiguration für deren jeweiligen Zweck.

Diese Anleitung beschäftigt sich ausschliesslich mit Diskussionsmailinglisten. Sie soll Neulingen erklären, wie solche Listen so verwendet werden, dass die Mailingliste übersichtlich bleibt und alle Teilnehmer Spaß an der Liste haben :-).

Was ist eine Diskussionsmailingliste?

Was ich unter einer Diskussionsmailingliste verstehe lässt sich am besten anhand seines größten und bekannterem Konkurrenten erläutern: Dem Diskussionsforum. Ein Forum besteht meistens aus mehreren Unterforen. In diesem Unterforen können dann "Topics" (Themen) oder "Threads" (Kurzform von discussionthread = Diskussionsfaden) angelegt werden. Zu jedem Thread können dann "Posts" (Beiträge) von den Teilnehmern des Forums geschrieben werden. Ähnlich wie bei einem Internetchat oder einem Protokoll einer "echten" Unterhaltung stehen dabei die Beiträge meistens einfach Untereinander - chronologisch sortiert -. So lässt sich die Entwicklung der Diskussion gut verfolgen.

Eine Diskussionsmailingliste soll nun dem gleichen Zweck dienen wie das Diskussionsforum: Es gibt mehrere Threads, jeder Teilnehmer kann zu jedem Thread etwas schreiben und am Ende soll die Entwicklung der Diskussion nachvollziehbar sein. Wie das zu schaffen ist, möchte ich anhand eines workshopartigen Aufbaus darlegen.

Was wir benötigen

Ich verwende in dieser Anleitung Thunderbird 2.0.0.14 als MUA (Mail User Agent, das Programm um emails zu lesen) und Mailman 2.1.9 (ein Programm zum erstellen von Mailinglisten. Dieses Programm braucht nur der Mailinglistenbetreiber. Wenn ihr keine eigene Mailingliste einrichten wollt, sondern nur an anderen Mailinglisten teilnehmen wollt, braucht ihr euch damit nicht zu beschäftigen).

Ich verwende Thunderbird komplett auf englisch. Daher sind in den folgenden Screenshots alle Menüs etc. auf englisch zu sehen. In der deutschen Version von Thunderbird funktioniert aber alles genauso und die Menüs sind auch an der gleichen Stelle.

Der Vollständigkeit halber sind hier die Einstellungen, die ich in Mailman geändert habe:

reply_goes_to_list --> This list

msg_footer --> signaturtrenner

subscribe_policy --> Confirm and approve

first_strip_reply_to --> yes

Ich habe mir für diese Anleitung die Emailadresse ml-demo@cipher-code.de angelegt und habe die Mailingliste ml-demo@lists.cipher-code.de angelegt.

An der Mailingliste anmelden

Achtung, dieser Teil ist spezifisch für die Mailinglistensoftware Mailman. Eine andere Software muss möglicherweise anders behandelt werden, aber die Prozedur ist meistens sehr ähnlich.

Um uns an der Mailingliste anzumelden senden wir einfach eine Mail mit dem Betreff "subscribe" an ml-demo-request@lists.cipher-code.de. Das ist einfach die Adresse der Mailingliste mit dem Anhang "-request".

Darauf hin bekommen wir eine confirm-mail.

Wir sollen hier bestätigen, dass wir uns wirklich an der Liste anmelden wollen. Außerdem prüft mailman damit, ob wir überhaupt in der Lage sind emails zu empfangen, denn ansonsten hätten wir die confirm-mail garnicht bekommen. Wir können diese Email einfach beantworten indem wir in Thunderbird auf Antworten und dann auf Senden klicken ohne am Inhalt der Mail etwas zu ändern.

Daraufhin bekommen wir nochmal eine Mail, die uns darauf hinweist, dass der Betreiber der Mailingliste unserem Beitritt noch zustimmen muss.

Sobald dies geschehen ist, bekommen wir wieder eine Mail, die uns in unserer Mailingliste willkommen heisst. Jetzt sind wir dabei! Wichtig ist noch, dass uns in der Willkommensmail ein Passwort mitgeteilt wird. Dies wird für einige fortgeschrittene Dinge benötigt. Es könnte nützlich sein sicherzustellen, dass das pw nicht verloren geht.

Unser erster Beitrag in der Liste

Um an die Mailingliste zu schreiben, schreiben wir einfach eine ganz normale Mail an ml-demo@lists.cipher-code.de.

Jeder Teilnehmer der Liste erhält nun diese Mail. An der Email sehen wir, dass unserem Betreff der Name der Mailingliste (Ml-demo) in eckigen Klammern ([]) vorangestellt wurde. Außerdem steht im Reply-To-Header die Adresse der Mailingliste, was bedeutet, dass die Mailadresse der Mailingliste automatisch wieder als Empfänger eingetragen ist, wenn wir auf Antworten klicken.

Ausserdem sehen wir unter der Mail in grau die Signatur der Mailingliste. Wichtig ist, dass die Signatur mit "-- ", also mit Strich, Strich, Leerstelle eingeleitet wird. Dadurch wird die Signatur von Thunderbird (und vielen anderen MUAs) als solche erkannt und in grau dargestellt. Wenn ihr selber auch eine Signatur habt, solltet ihr ebenfalls daran denken diese immer mit "-- " einzuleiten.

Auf einen Beitrag antworten

Wenn wir die Mail markieren und dann auf "Antworten" klicken bekommen wir vom Thunderbird ein Fenster um die Mail zu schreiben. Wir sehen, dass die Signatur der Mailingliste von Thunderbird automatisch entfernt worden ist. Ausserdem ist die Email auf die wir antworten als Zitat bereits eingefügt. Zitate beginnen dabei mit einer schliessenden spitzen Klammer (>). Thunderbird markiert das Zitat ausserdem als blau, wodurch für uns sehr leicht zu erkennen ist, was ein Text von uns ist und welcher Text ein Zitat ist.

In Diskussionsmailinglisten ist die Zitatfunktion eine sehr nützliche Sache, da man häufig auf bestimmte Teile einer Email Bezug nimmt, wenn man antwortet. Wir können so einfach den Text des Vorposters kommentieren.

Antworten lesen

Wie wir beim Empfang der Email sehen, wurde diese einfach unter der ersten Mail einsortiert.

Solange wir nur die 2 Mails in unserem Eingang haben ist dies kein Problem, aber auf einer aktiven Diskussionsliste, auf der täglich einige Mails durchkommen wird es so schnell unübersichtlich. Ganz besonders, wenn jemand jetzt auch noch anfängt einen zweiten Thread mit einem neuen Thema zu eröffnen. Denn aktuell sortiert Thunderbird die Emails einfach chronologisch und verschiedene Themen wären einfach durcheinander. Zum Glück gibt es die Möglichkeit dies zu ändern:

Im Menü unter Ansicht->Sortieren ist es möglich "Threaded" zu aktivieren. Schon sehen wir sofort anhand der Einrückung, dass es sich bei unserem zweiten Beitrag um eine Antwort auf den ersten handelt.

Wenn wir dann wieder auf den Inhalt unser Mail sehen, können wir sehen, was Thunderbird aus unserem Zitat gemacht hat: Alles was ein Zitat is, ist links und recht mit einem blauen Streifen markiert. Der Teil, der kein Zitat ist, ist dagegen ganz normal dargestellt. So lässt sich sofort erkennen, dass sich unser Kommentar "Ja, der Teil ist wirklich uninteressant." eine Antwort auf den Satz darüber darstellt. Alleine gestellt wäre der Satz sicherlich sehr verwirrend.

Auf die Antwort antworten

Wenn wir wieder auf antworten klicken, sehen wir, dass die alte Email wieder zitiert ist. Zitate, die bereits Zitate waren, sind jetzt doppelt zitiert (>> statt nur >). Wir können hierrauf genauso antworten, wie zuvor...

Antwort der Antwort lesen

Wie wir sehen wurde die Antwort im Posteingang wieder korrekt eingerückt und es ist sofort ersichtlich, dass es sich um eine Antwort auf die vorherige Antwort handelt. Außerdem sehen wir, dass die doppelt zitierten Stellen jetzt zwei Streifen am Rand aufweisen.

Nochmal antworten...

Man sollte nicht immer die komplette Email auf die man antwortet zitieren, sondern nur die Teile, auf die man Bezug nimmt. Die restlichen Teile können aus der Mail entfernt werden.

So liest sich die Mail übersichtlicher.

Auf eine Mail mehrmals antworten

Besonders, wenn viele Schreiber in einer Mailingliste antworten ist es nicht unrealistisch, wenn mehrere antworten auf ein und die selbe Nachricht geschrieben werden. Auf die verschiedenen Antworten können dann wieder weitere antworten kommen. Aber all dies macht dank der Sortierung in Thunderbird keine Probleme. Es lässt sich immer gut erkennen, welche Mail als Antwort auf welche andere Mail kam...

Neue Threads erstellen

Es ist äußerst wichtig beim Erstellen eines neuen Threads nicht auf einen anderen Beitrag zu antworten und dann lediglich Text und Betreff zu ändern. Denn dann wird die Mail wieder als eine Antwort des alten Threads einsortiert!

Stattdessen sollte man wieder neu auf "Verfassen" klicken und dann seine Mail schreiben. Der Klick auf "Antworten" zieht immer eine Referenz auf den Beitrag mit sich, der beim Klicken markiert war.

Weitere Tipps

Neu umbrechen

Die Leserlichkeit nimmt nicht gerade dadurch zu, dass die Zeilen unendlich lang sind. Das Zitieren macht dies auch nicht einfacher. Thunderbird bricht die Zeilen daher automatisch nach einer konfigurierbaren Länge um. Der Standardwert sind 72 Zeichen.

Es kann jedoch sein, dass man von anderen Schreibern Emails bekommen, die einem das Leben schwer machen. Hierfür hat Thunderbird eine Funktion um Zeilen neu umzubrechen und dabei Zitate intakt zu halten. Im Formular um eine Mail zu schreiben findet sich diese Funktion unter Bearbeiten->Neu umbrechen.

Filter anlegen

Um die Mails der Mailingliste nicht mit all unseren anderen Mails zu verschmischen (die wir möglicherweise auch garnicht "threaded" lesen wollen, macht es Sinn einen eigenen Ordner zu verwenden. Diesen können wir anlegen, in dem wir in Thunderbird mit der rechten Maustaste auf einen Ordner dem unser neuer Ordner untergeordnet sein soll. Zum Beispiel einfach auf "Inbox":

Darauf erhalten wir einen Dialog in dem wir dem Ordner einen Namen geben können

Danach taucht der neue Ordner in unser Ordnerliste auf.

Damit wir nicht jede neue Email in der Liste manuell in unseren Ordner schieben müssen, emphielt es sich einen Filter zu erstellen, damit Thunderbird dies automatisch erledigt.

Hierfür können wir einfach auf die Emailadresse hinter dem "To:" einer der Mails klicken, die aus der Mailingliste kamen und dann auf "Filter von Nachricht erstellen" klicken.

Das folgende Fenster füllen wir dann so aus:

Dies heisst nun, dass jedes mal, wenn der Empfänger der Email die Mailingliste ist, dann wird die Mail in den Ordner Demo-Mailingliste verschoben. Praktische automatische Sortierung :-).